Dr. Veronika von Heise-Rotenburg

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ERP-Auswahl für Wachstumsunternehmen

Viele Scale-ups kämpfen mit manuellen Prozessen und einer unklaren Datenbasis. Für CFOs und Finance-Teams in Wachstumsphasen stellt sich die Frage nach dem richtigen System, um die Finance-Operations effizient zu steuern und eine klare Datenbasis zu etablieren. Du erfährst hier, wie du den Auswahlprozess strukturierst und typische Fallstricke vermeidest.

Der richtige Zeitpunkt für die Umstellung

Den perfekten Moment für eine ERP-Einführung gibt es in der Theorie kaum, da er sich meist zwischen zu früh und zu spät bewegt. Strategisch sinnvoll ist es, die Aufgaben des Systems bereits mit dem Geschäftsmodell festzulegen. Ab einer Größe von etwa 25 Beschäftigten oder zehn Millionen Euro Umsatz solltest du erwägen, das Accounting intern abzubilden. Zu langes Warten birgt das Risiko von inkompatiblen Insellösungen in den Fachbereichen. Idealerweise erfolgt die Implementierung in einer vergleichsweise ruhigen Phase außerhalb extremer Wachstumszyklen.

Effiziente Auswahl durch Benchmarking

Um die beste Lösung zu finden, ist ein systematischer Vergleich unumgänglich. Dabei solltest du die Total Cost of Ownership (TCO) über einen sinnvollen Zeitraum, z.B. bis zu maßgeblichen Wachstumssprüngen, Internationalisierung, oder dem Exit betrachten – falls nichts klar ist, tun es auch Annahmen von z.B. 3/5/7 Jahren. Neben den reinen Lizenzkosten fließen auch Implementierungskosten und interne Aufwände in diese Rechnung ein. Eine Price-Performance-Matrix hilft dir dabei, quantitative Kosten und qualitative Erfüllung aller internen Anforderungen visuell gegenüberzustellen. So lassen sich ungeeignete Anbieter frühzeitig identifizieren und die Entscheidung auf eine sachliche Ebene heben.

Fokus auf Systemstandards und Skalierbarkeit

Ein häufiger Fehler ist die übermäßige Individualisierung („Customizing“) des gewählten Systems. Ein hoher Standardanteil sorgt dafür, dass du von den optimierten Prozessen des Herstellers profitierst und Updates reibungslos verlaufen. Du solltest prüfen, wie flexibel das ERP bei steigender Komplexität und internationalem Wachstum reagiert. Wichtige Kriterien sind hierbei die technologische Reife der Architektur sowie die Anbindungsfähigkeit an bestehende Systeme wie CRM oder Payment-Tools.

Compliance- und Prüfungsaspekte

Ein Finance-ERP muss zwingend die Grundsätze ordnungsmäßiger Buchführung (GoBS) erfüllen. Besonders bei geplanten Finanzierungen, Exits oder auch in der Standard-Wirtschaftsprüfung ist eine IDW-Freigabe des Systems von großem Vorteil. Ein frühzeitiges Gespräch mit IT-Auditoren schafft hier zusätzliche Sicherheit für den späteren Betrieb. Zudem solltest du die Zukunftssicherheit des Dienstleisters und die Verfügbarkeit von externen Implementierungspartnern kritisch hinterfragen: unbekannter Anbieter, kleine Implementierungspartner oder ähnliches bergen das Risiko des Systemausfalls oder der nicht zeitnahen Behebung von eventuellen Bugs oder neuen Features.

Kriterien für eine erfolgreiche Einführung

Eine Implementierung gilt als erfolgreich, wenn sie nicht nur im Zeit- und Budgetrahmen bleibt, sondern auch die vollständige Abbildung der Geschäftsprozesse und eine saubere Datenmigration aus den Altsystemen umfasst, denn nur eine belastbare Datenstruktur ermöglicht später präzise Analysen im Controlling und Reporting. Die Transformation umfasst auch die Schulung deines Teams, damit dieses das System vom ersten Tag an sicher bedienen kann.

Fazit

Ein Finance-ERP ist der größte Werttreiber für die Skalierung deines Unternehmens. Wenn du die Einführung prüfst, starte mit einer detaillierten Anforderungsliste und vergleiche die Anbieter konsequent über eine TCO-Analyse. Setze dabei auf so viel Standard wie möglich, um langfristig agil zu bleiben.

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