Finanzprozesse digitalisieren bis zur ERP-Einführung: Praxis, Belege und Beiträge
Wann ein ERP nötig wird
Den perfekten Zeitpunkt für eine ERP-Einführung gibt es kaum: Er liegt meist zwischen zu früh und zu spät. Ab etwa 25 Beschäftigten oder zehn Millionen Euro Umsatz lohnt die Überlegung, das Accounting intern abzubilden und nach einer Stabilisierung der Finance-Prozesse auch ein passendes ERP einzuführen. Wer zu lange wartet, riskiert inkompatible Insellösungen in den Fachbereichen. Die Implementierung gehört in eine vergleichsweise ruhige Phase, nicht in einen extremen Wachstumszyklus.
Für die Auswahl selbst zählt nicht der Lizenzpreis, sondern die Total Cost of Ownership über einen realistischen Zeitraum: Implementierungskosten und interne Aufwände gehören zur Rechnung dazu. Wenn keine Wachstumssprünge, Internationalisierung oder ein Exit terminiert sind, reichen Annahmen von drei, fünf und sieben Jahren, um eine vernünftige Abwägung zu treffen.
Wie das in der Praxis aussieht
Bei Everphone lag der Go-Live sieben Monate nach der Systementscheidung. Möglich war das durch die Fokussierung auf ein Minimum Viable Product und durch ein integriertes Team: externe Consultants zusammen mit einem internen ERP-Manager und eigenen Entwicklern, statt vollständiger Delegation an einen Dienstleister. Genau diese Struktur war der Grund, dass die Einführung in-time und in-budget gelang; sie erbrachte folgende Effizienzverbesserungen:
- Zeit bis zu belastbaren Monatszahlen: von acht auf sechs Tage
- Kapazität im Forderungsmanagement: plus 35 Prozent
- Kapazität in der Kreditorenbuchhaltung: plus 19 Prozent
- Jahresabschluss: von über 13 auf rund 10 FTE, trotz zusätzlicher Gesellschaften und komplexerer Konsolidierung
Warum ERP-Projekte scheitern
Gartner erwartet, dass bis 2027 mehr als 70 Prozent der neu eingeführten ERP-Initiativen ihre ursprünglichen Geschäftsziele nicht vollständig erreichen. Die Ursache liegt selten in der Technologie, sondern in Governance und Teamstruktur. Executive Sponsorship ist der stärkste Korrekturfaktor für Projekte, die aus dem Zeitrahmen zu laufen drohen: wöchentliche Reviews auf C-Level, ein aktives Steering-Board, schnelle Entscheidungen bei Zielkonflikten. Key-User gehören von Anfang an in die Spezifikation; das reduziert Scope-Creep und erhöht die Akzeptanz.
Die Risiken nach dem Go-Live
Der Go-Live ist kein Projektabschluss, sondern der Beginn der Phase, in der sich die Investition rechtfertigen muss. Vier Muster wiederholen sich:
- Das System wird nur betrieben statt weiterentwickelt. Ohne Post-Go-Live-Roadmap und eigene Produkt- und Entwicklerkapazität konserviert das ERP bestehende Ineffizienzen.
- Anwendende weichen in Spreadsheets aus. Schatten-IT untergräbt die Datenqualität und blockiert jede weitere Transformation.
- Compliance-Lücken zeigen sich erst bei der ersten Jahresabschlussprüfung: fehlendes Rollen-Rechte-Konzept, nicht revisionssichere Ablage, nicht zertifizierte Systemteile.
- Systemwissen konzentriert sich auf wenige Personen oder externe Partner und wird zum Klumpenrisiko.
Veröffentlichungen
Digital Finance: Kritischer Erfolgsfaktor insbesondere für Start-ups
Veronika von Heise-Rotenburg, Christian König, in: ReThinking Finance 5/2022, Oktober 2022.
Finance-ERP-Implementierung bei Everphone
Veronika von Heise-Rotenburg, Stefan Modl, Verena Lieb, in: ReThinking Finance 2/2024, April 2024.
Beide Beiträge sind über die Datenbank des Verlags abrufbar und setzen einen Zugang voraus; frei zugängliche Direktlinks gibt es nicht. Die Zeitschrift beim Verlag.
Finanzmanagement in Start-ups und Scale-ups
Veronika von Heise-Rotenburg (Hrsg.), Schäffer-Poeschel, Stuttgart, 1. Auflage Juli 2026. Kapitel 9: Finance Technology.
Aus dem Blog
- ERP-Auswahl für Wachstumsunternehmen: wann der Umstieg ansteht, wie der Auswahlprozess strukturiert wird und woran sich Anbieter wirklich vergleichen lassen.
- Fünf Erfolgsfaktoren für ERP-Projekte: was Projekte trennt, die ihre Ziele erreichen, von denen, die es nicht tun.
- Nach dem Go-Live: Den ERP-ROI realisieren: die Kennzahlen, an denen sich die Investition messen lässt, mit den Werten aus der Praxis.
- Risiken, die nach dem ERP-Go-Live lauern: die vier Muster, die den ROI auffressen, und was dagegen hilft.
Im Gespräch
- FACHFRAGEN: Der Podcast für Wirtschaft, Recht und Management: „Finance-ERP-Implementierung bei Everphone“.
- Digitales Unternehmertum, Folge 481: „Everphone und Digitalisierung, KI und der Chief Future Officer?“
- On the Way to Effective Finance, Folge 3: „Digitale Prozesse und Risikomanagement beim Fintech-Start-up Cluno“.